Laufende Steuerung als externer CFO

Klarheit über Marge, Liquidität und die Treiber Ihres Ergebnisses, Monat für Monat. Als externer CFO übernehme ich die laufende Finanzsteuerung Ihres Unternehmens: dauerhaft, in Teilzeit, zu einem planbaren Monatshonorar.

Ich schaffe Zahlenübersicht, damit Sie bessere Entscheidungen treffen können. Dabei bin ich Ihr direkter Ansprechpartner und arbeite mit Ihrem Team zusammen.

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Noch keine volle Steuerung gewünscht? Gezielte Projekthilfe.
Retainer

Drei Pakete, gestaffelt nach Tiefe

Vom monatlichen Zahlen-Cockpit bis zur vollen CFO-Funktion. Ein Upgrade ist jederzeit möglich, ein Downgrade zum nächsten Quartal.

CFO Basic

  • Monats-BWA mit Soll-Ist-Abgleich und KPI-Cockpit
  • Rollierende 13-Wochen-Liquiditätsplanung
  • Quartals-Forecast als Basis für Planung und Bankgespräche
  • Monatlicher zweistündiger Call mit der Geschäftsführung
  • E-Mail-Verfügbarkeit zwischen den Terminen

Klarheit über Marge, Liquidität und die wichtigsten Steuerungs-KPIs, monatlich aktuell. Kein „Schema F"; immer ein individuelles Setup.

CFO Standard

Alles aus Basic, plus:

  • Auf Ihr Geschäft zugeschnittene Steuerungs-KPIs
  • Margen- und Deckungsbeitragsanalyse je Produkt, Segment und Vertriebskanal
  • Szenarienplanung über 1 bis 3 Jahre bei Bedarf
  • Laufendes Bilanzierungs-Sparring für Ihre Buchhaltungsleitung
  • Wöchentliche einstündige GF-Calls plus ein zweistündiger Strategie-Call pro Quartal

Die volle CFO-Funktion mit Margen- und Segmentsteuerung, ohne einen Vollzeit-CFO einzustellen.

CFO Premium

Alles aus Standard, plus:

  • Vollumfängliches Steuerungs-Cockpit inklusive Unternehmenswert-Treiber
  • Beirats-taugliches Board-Pack für Bank-, Beirats- und Investorengespräche
  • Laufende Steuerung der Transaktions- und Exit-Bereitschaft (Exit-Ready)
  • Schnittstellen-Steuerung zwischen Geschäftsführung, Buchhaltung und Steuerberater
  • Hilfe bei der Fachpersonal-Auswahl
  • GF-Calls mit 24 Stunden Vorlauf nach Verfügbarkeit, grundsätzlich unlimitiert

CFO-Steuerung auf Konzern-Niveau, mit laufender Wertsteuerung und dauerhafter Transaktions-Bereitschaft.

Jeder Retainer startet mit einem einmaligen Setup: Datenanbindung, Definition Ihrer Steuerungs-KPIs, Aufbau des Reportings und Kickoff-Workshop mit Ihren Mitarbeitern. Kommen Sie aus dem Verkaufsreife-Check, baut das Setup auf dessen Analyse auf, statt sie zu wiederholen. Dauer 5 bis 10 Arbeitstage. Mindestlaufzeit des Retainers sechs Monate, danach quartalsweise kündbar.

So starten wir

  1. Erste 1 bis 2 Wochen

    Strategiegespräch und Setup

    Im Strategiegespräch klären wir Ihre Ausgangslage und den Bedarf. Anschließend folgt der Setup-Workshop, in dem Datenanbindung, KPI-Definition und die erste Reporting-Struktur festgelegt werden.

  2. Monat 1 bis 3

    Aufbau und erste Quick Wins

    In den ersten drei Monaten entsteht das vollständige Steuerungs-Cockpit. Erste Quick Wins werden sichtbar: Klarheit über die Marge je Segment, Vorausschau auf die Liquidität, belastbarer Forecast.

  3. Ab Monat 4

    Laufende Steuerung und Optimierung

    Spätestens ab dem vierten Monat läuft die Steuerung im Monatstakt. Reporting, Calls und Sparring sind eingespielt; das Cockpit wird laufend an Ihre Entscheidungssituationen angepasst.

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Auch möglich

Gezielte Projekthilfe

Wenn die volle Steuerung noch nicht der richtige Schritt ist, setzt die Hilfe punktgenau dort an, wo sie gebraucht wird: bei Ihrer Buchhaltungsleitung, bei Ihrem Controlling oder bei Ihnen als Geschäftsführer.

Buchhaltungs-Coaching

Adressat: Buchhaltungsleitung

Beispielsweise:

  • Schulung zu HGB-Ansatz, Rechnungsabgrenzung und Aktivierung
  • Saubere Umsatzrealisierung bei wiederkehrenden Umsätzen und Mehrjahresverträgen
  • Strukturierung der Vorkontierung und der monatlichen Abschlussroutinen
  • Abstimmung mit Steuerberater und Prüfer bei komplexen Fragen
  • Übergabe als dokumentiertes, nachvollziehbares Vorgehen

Bilanzielle Tiefe für Ihre Buchhaltungsleitung, auf Exzellenz-Level.

Controlling-Coaching

Adressat: Controller oder kfm. Leiter

Beispielsweise:

  • Aufbau einer internen Controlling-Funktion oder Hebung des bestehenden Niveaus
  • Konzeption des Reporting- und KPI-Gerüsts, abgestimmt auf Ihr Geschäftsmodell
  • Tabellen- und Tool-Grundlagen für das laufende Controlling
  • Schulung in Margenanalyse, Forecast und Szenarienrechnung

Eine interne Controlling-Funktion auf dem Reifegrad Ihres Unternehmens, aufgebaut und befähigt in einem klar abgegrenzten Projekt.

Unternehmer-Sparring 1:1

Adressat: Geschäftsführer

Beispielsweise:

  • Strategisches Finanz-Sparring zu konkreten Entscheidungen (Investition, Einstellung, Pricing)
  • Vorbereitung wichtiger Gespräche (Bank, Beirat, Gesellschafter)
  • Zugang zu CFO-Expertise ohne aufgesetzte Reporting-Maschine
  • Fachdiskussion: Verrechnungspreise, internationale Aufstellung, Konzernabschluss, Verfahrensdokumentation
  • Flexibles Format: einzelne Sessions oder Mini-Retainer

CFO-Sparring auf Augenhöhe, für die Entscheidungen, die Ihr Reporting noch nicht zeigt.

Ausblick

Und wenn ein Verkauf ein Thema wird?

Die laufende Steuerung legt das Fundament: saubere Zahlen, die ein Käufer und seine Bank lesen können. Wie ich Unternehmen in den Jahren vor dem Verkauf vorbereite und die Transaktion begleite, zeigt die Seite zur Verkaufsvorbereitung.

Zur Verkaufsvorbereitung
FAQ

Häufige Fragen

Eignung und Einstieg

Für welche Branchen und Unternehmensgrößen arbeiten Sie?
Branchenoffen, vom Dienstleister über den Handel bis zur Produktion. Mein Schwerpunkt liegt auf inhabergeführten, profitablen Unternehmen ab etwa 3 Mio. EUR Umsatz oder ab 10 Mitarbeitern. Eine Voraussetzung gibt es: Ihre Finanzdaten müssen sauber auswertbar sein, etwa aus DATEV, einer anderen Buchhaltung oder einem ERP-System.
Wie schnell können wir starten?
Nach Strategiegespräch und Auftragsklärung in der Regel innerhalb von zwei bis drei Wochen.
Wann sehe ich erste Ergebnisse?
Sie sehen 2 bis 3 Wochen nach Beauftragung erste Ergebnisse, die Sie weiterbringen.

Abgrenzung zu anderen Rollen

Was unterscheidet Sie von einem Interim-CFO?
Ein Interim-CFO ersetzt temporär eine Vollzeitstelle, meist für sechs bis zwölf Monate. Ich arbeite als externer CFO auf Retainer-Basis dauerhaft mit Ihnen und Ihrem bestehenden Team.
Wie arbeiten Sie mit meinem bestehenden Team zusammen?
Grundsätzlich ersetze ich niemanden. Buchhalter, Controller oder kaufmännischer Leiter bleiben an Bord; ich bringe meine CFO-Erfahrung ins Team ein. Beim Coaching arbeite ich gezielt mit der jeweiligen Funktion. Die Aufgabenteilung wird zu Beginn klar geregelt.
Wie arbeiten Sie mit meinem Steuerberater zusammen?
Der Steuerberater erstellt Jahresabschluss und Steuererklärungen und arbeitet stichtagsbezogen. Ich übernehme das laufende Reporting und das Bilanzierungs-Sparring bei komplexen Fragen, je nach vereinbartem Leistungsumfang. Beide Rollen ergänzen sich, und ich arbeite gern mit Ihrem Steuerberater zusammen.
Bieten Sie Steuer- oder Rechtsberatung an?
Nein. Ich arbeite als Unternehmensberater und nehme keine Vorbehaltstätigkeit wahr. Die Examina als Wirtschaftsprüfer und Steuerberater habe ich abgelegt, derzeit ohne aktive Bestellung. Abschluss, Steuererklärung und Rechtsfragen bleiben bei Ihrem Steuerberater und Anwalt; ich liefere die betriebswirtschaftliche Entscheidungsgrundlage und arbeite eng mit ihnen zusammen.

Ablauf, Format und Erreichbarkeit

Arbeiten Sie remote oder vor Ort?
Beides. Die laufende Arbeit läuft remote über regelmäßige Calls und asynchrone Abstimmung. Für Workshops, Beirats- oder Bankgespräche und intensive Arbeitsphasen vereinbaren wir Vor-Ort-Termine. Ich arbeite deutschlandweit und bei Bedarf international.
Wie viele Stunden, welche Frequenz und Erreichbarkeit kann ich erwarten?
Ich arbeite leistungsorientiert; die Monatspauschale gibt Ihnen Planungssicherheit, und ich liefere das Vereinbarte. Die Calls sind je Paket gestaffelt: im Basic ein monatlicher zweistündiger Call, im Standard zusätzlich wöchentliche einstündige Calls und ein zweistündiger Strategie-Call pro Quartal, im Premium Calls nach Verfügbarkeit mit 24 Stunden Vorlauf und grundsätzlich unlimitiert. Dazu monatliches Reporting; zwischen den Terminen bin ich per E-Mail erreichbar.

Pakete, Preis und Laufzeit

Was kostet die Zusammenarbeit?
Die laufende Steuerung läuft als planbares Monatshonorar, gestaffelt nach Paket und Umfang; jeder Retainer startet mit einem einmaligen Setup. Projekte und die Begleitung einer Transaktion werden gesondert vergütet. Die konkreten Zahlen bespreche ich im Erstgespräch, sobald ich den Aufwand einschätzen kann.
Was kostet ein Vollzeit-CFO im Vergleich?
Ein erfahrener Vollzeit-CFO verursacht jährliche Arbeitgeberkosten von 150.000 bis 400.000 Euro, einschließlich Nebenkosten und Boni, häufig zuzüglich variabler Beteiligung. Bei mir erhalten Sie CFO-Steuerung auf Konzern-Niveau, ohne eine Vollzeit-Fixkostenstruktur aufzubauen, die für inhabergeführte Unternehmen in dieser Größenordnung überdimensioniert wäre.
Kann ich zwischen den Stufen wechseln?
Ja, die Pakete wachsen mit Ihrem Unternehmen. Ein Upgrade ist jederzeit möglich, ein Downgrade zum nächsten Quartal.
Kann ich Retainer und Coaching kombinieren?
Ja. Manche Mandanten beginnen mit Unternehmer-Sparring oder einem Buchhaltungs-Coaching und wechseln in den laufenden Retainer, sobald die Steuerungsschicht dauerhaft gewünscht ist. Umgekehrt ergänzen Coaching-Projekte einen bestehenden Retainer, wenn eine interne Funktion gezielt aufgebaut oder geschult werden soll. Im Erstgespräch klären wir, wo der größte Hebel liegt.
Gibt es eine Mindestlaufzeit?
Der Retainer beginnt mit dem einmaligen Setup. Danach gilt eine Mindestlaufzeit von sechs Monaten, damit sich die aufgebaute Steuerung einspielen kann; anschließend ist der Retainer quartalsweise kündbar. Coaching-Projekte haben ihre eigene, projektbezogene Laufzeit.

Vertraulichkeit und Daten

Wie gehen Sie mit vertraulichen Unternehmensdaten um?
Vertraulichkeit ist die Grundlage jeder Zusammenarbeit. Vor dem Start schließen wir eine Vertraulichkeitsvereinbarung. Die Datenverarbeitung erfolgt innerhalb der EU mit klar geregelter Auftragsverarbeitung; Zugänge zu Ihren Systemen sind zweckgebunden, und projektbezogene Daten werden nach Abschluss der Zusammenarbeit gelöscht. Jeder Report wird fachlich verantwortet und vor Freigabe geprüft.
Was passiert, wenn die Zusammenarbeit endet?
Alles, was im Mandat aufgebaut wird, also Steuerungslogik, Tabellen, Reporting-Strukturen und Prozessdokumentation, gehört Ihnen. Zum Ende erfolgt eine strukturierte Übergabe an Ihre interne Funktion oder einen Nachfolger.
Die Zusammenarbeit mit Johannes war bei einer Reihe von Aufgaben eine Freude; wir haben in mehreren Bereichen zusammengearbeitet, darunter Finanzplanung, Strategie und Budgetierung. Johannes ist ein hervorragender Finanzfachmann und leitete eine gut organisierte Abteilung. Er war für mich ein großartiger Geschäftspartner, der stets ablieferte, und das mit einem Lächeln.
Dr. John BatesCEO von Doxis, einem führenden Anbieter im Bereich Document Intelligence.
Non-Executive Director bei der Sage Group plc.Quelle: LinkedIn
Johannes hat als externer CFO mein Finanzvermittlungsunternehmen und meine private Immobilien-Gesellschaft über zwei Jahre perfekt geführt. Für alle Zahlen hatte ich immer einen kompetenten Ansprechpartner. Johannes hat uns auch bei Gesprächen mit Banken und Steuerberatern wertvoll unterstützt, indem er unter anderem Liquiditätsplanungen und Kennzahlen sauber aufbereitet hat.
Rüdiger KrebsInhaber von pards finanzcoaching gmbh und YUCO Grundbesitz KG

Sprechen wir über die Steuerung Ihres Unternehmens.

Für eine sachliche Einschätzung Ihrer Situation und den nächsten sinnvollen Schritt sollten wir uns mindestens 30 Minuten Zeit nehmen.

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